事務局が管理する 6 つの領域
ユーザー管理 / 役員 / 会員 / 申請 / 法定文書 / 予算
- 1→→ユーザー管理招待・編集・停止・削除
- 2→→役員管理任命・任期・登記
- 3→→会員管理企業情報・種別変更
- 4→→入会申請審査・承認・却下
- 5→→法定文書保管・期限管理
- 6予算 (KAT)配分・実行管理
代表的な事務局オペレーション
- 1
新メンバーを招待する
事務局ユーザー管理画面の「ユーザーを招待」から氏名・メール・役割（事務局 / 監事 / 一般会員）を入力。招待メールが届き、リンクからパスワード設定。Gems スタッフは所属企業を未設定で OK。
- 2
ユーザー情報を編集する
事務局ユーザー詳細ページで氏名・所属企業・代表ご担当者の指定・役割を変更。代表ご担当者は 1 社 1 名の制約があり重複は自動防御。代表理事 / 理事の役割変更は役員管理画面から実施。
- 3
役員を任命する（2 段階）
事務局① 運営ユーザー管理で対象者を実在メールでユーザー登録 → ② 役員管理で役員登録（役職・任期開始 / 終了・登記日）。任命時にその人の役割が代表理事 / 理事 / 監事に自動的に反映される。
- 4
入会申請を審査する
事務局入会申請画面で受付・審査中の申請を一覧確認 → 個別詳細を開いてレビュー → 承認 or 却下。承認時に会員企業と代表ご担当者のアカウントが自動作成される。
- 5
法定スケジュールを監視する
事務局法定カレンダー画面で理事会 (3 ヶ月以内開催) / 社員総会 / 決算 / 役員任期 / 登記更新 / 議事録保管期限を一元管理。期日が近づくとアラートが表示される。
- 6
監事による業務監査
監事監事専用ダッシュボードから理事会開催間隔 / 法定文書保管 / 予算消化 / 監査ログを横断確認。法第99条 (業務監査)・第100条 (会計監査) の遂行を支援する。
- 7
監査ログで操作を追跡
事務局監査ログ画面で誰がいつ何をしたかを全て参照。ユーザー操作 / 申請 / 提案・投票 / メンバー増減 / プロジェクト参加申請・公開範囲変更 等。対象単位でフィルタできる。
1. 運営ユーザー管理
事務局スタッフ・監事・一般会員の招待 / 編集 / 一時停止 / 削除。氏名・メール・状態・役割で検索可能。
招待する
情報を編集する
役割を変更する
招待メールを再送
一時停止 / 復活
削除する
- 役員に就任中 → 先に辞任処理
- 会員企業の代表ご担当者 → 先に別メンバーへ引き継ぎ
- 分科会長・副分科会長 → 先に交代
2. 役員管理
代表理事・理事・監事の任命 / 任期管理 / 登記管理。役員は事前にユーザーとして登録されている必要があります。
新規役員を任命
任期更新（再任）
辞任 / 解任
- 役員任命時に、その人の役割が代表理事 / 理事 / 監事 に自動的に反映されます。
- 任期満了 3 ヶ月前にアラート表示。
- 任期切れ後 2 週間以内に登記変更が必要（一般社団法人法 第303条）。
3. 会員管理
会員企業の一覧 / 詳細 / 編集。会員種別変更（履歴管理）・退会・除名処理。
一覧・エクスポート
詳細ページで編集
4. 入会申請
申請の確認から承認・却下まで。承認時に会員企業と代表ご担当者が自動作成されます。
一覧で確認
内容を審査
自動作成
5. 法定文書管理
定款 / 社員名簿 / 議事録 / 計算書類等の保管期限管理。法定保管年数を自動セット。
保管期限超過
赤バッジ期限 1 年以内
黄バッジ削除は不可
6. プロジェクトの公開・参加管理
メンバー管理画面の「公開・参加設定」から、事務局 / PJ 管理者が公開範囲・参加方法・参加条件を変更し、参加申請を承認 / 却下します。
公開範囲
一般公開
会員限定
標準機密
参加方法
| 参加方法 | 動作 |
|---|---|
| 自由参加 | 即時参加 |
| 申請制 | 参加を申請 → PJ 管理者・事務局が承認 / 却下 |
| 募集停止 | 新規参加を受け付けない |
参加申請の承認 / 却下
参加条件・セキュリティポリシー
7. 監査ログ
運営上の操作を網羅的に記録。検索・フィルタ・対象単位（誰が誰に何をしたか）で履歴を辿れます。
記録される操作
8. 法定カレンダー
法定スケジュールを自動生成し、期日が近づくとアラートします。
自動生成される予定
期日アラート
9. 予算管理 KAT
事業年度（10 月〜翌 9 月）の予算プール作成から、提案承認後の配分・リリースまで。